Come gestire in modo efficace

gli inviti per una festa

La buona riuscita di una festa dipende da numerose variabili: una da non sottovalutare, ma che spesso lo è, è la fase relativa all’invito.
Affinché il proprio evento possa avere successo, infatti, è molto importante invitare nel modo giusto la gente: per compleanni, diciottesimi e lauree il modus operandi è sostanzialmente lo stesso, in modo da provare a rafforzare con i vari invitati i propri legami di amicizia, prestando molta attenzione a ogni singolo aspetto organizzativo.
Uno dei consigli per gestire al meglio gli inviti di una festa a Torino è quello di realizzare tali inviti progettandoli in modo che possano risultare coerenti con il tema del festeggiamento. Quindi a seconda della location si potranno inserire delle parole o delle immagini che richiamino il luogo dove l’evento si terrà: per esempio, in caso di festa in discoteca può essere utile inserire nell’invito dei disegni che richiamino tale luogo, come una tipica luce a sfera che è possibile trovare solitamente in quel contesto. L’obiettivo è quello di provare a colpire positivamente gli invitati, cercando di far affiorare in loro sensazioni ed emozioni positive e coinvolgenti.

Elementi fondamentali: data, luogo, orario

Magari è consigliato provare a cercare di creare il giusto mix tra divertimento e informazioni: l’invito perfetto sarà quello che risulterà essere divertente e piacevole e che riuscirà a fornire agli interessati le giuste informazioni in merito alla data, all’orario e alla location della festa.
Se l’invito non è a tema, invece, si può provare a realizzarlo in modo tale da rispecchiare in esso la formalità dell’evento. Per esempio, se si tratta di festeggiamenti in cui è espressamente richiesto un determinato outfit, come giacca e cravatta, si può provare a rendere esplicita questa caratteristica della festa, magari inserendo direttamente sull’invito un’immagine che richiami a tutto questo e perché no aggiungendo un piccolo testo, anche diretto, che possa essere utile per eliminare possibili dubbi agli invitati. Ovviamente non dovranno mancare tutte quelle informazioni utili affinché il proprio evento abbia successo, come luogo, data e orario di inizio dei festeggiamenti.

Quando consegnare gli inviti e in che forma

Gestire al meglio gli inviti alla propria festa implica anche il dover rispettare le necessarie tempistiche per la loro consegna agli invitati, che ovviamente può avvenire tramite diverse modalità. L’invito di persona è tra le tecniche più efficaci: è importante saper intercettare gli invitati nel momento giusto e fornire loro, tra una chiacchierata e l’altra, tutte le informazioni necessarie affinché possano partecipare all’evento.

L’occasione può essere quella giusta per provare a creare ulteriore interesse sulla festa, incentivando l’invitato a parteciparvi. Non sarà sempre possibile, però, invitare la gente di persona, di conseguenza sarà necessario valutare eventuali modalità alternative. Una di queste può essere il recapito degli inviti tramite posta: affinché possano essere recapitati con successo è però necessario conoscere l’indirizzo corretto del destinatario e rispettare determinate tempistiche, in modo da poter avvisare tempestivamente gli invitati. Un invito spedito due o tre settimane prima della festa, solitamente, viene recapitato in tempo all’invitato, che può così decidere se parteciparvi e soprattutto dove e quando recarsi. E’ un sistema un po’ desueto, ma ancora molto elegante e romantico.

Un’alternativa molto operativa può essere l’invito per telefono: è opportuno chiamare gli invitati in momenti della loro giornata lavorativa in cui potrebbero non avere impegni, solitamente dopo pranzo o dopo cena. L’obiettivo, chiaramente, sarà quello di fornire loro tutti i dettagli e le informazioni sui festeggiamenti, assicurandosi, al termine della chiamata, che essi le abbiano memorizzate correttamente.

Un’altra soluzione può essere rappresentata dagli inviti tramite e-mail o whatsapp: sarà necessario creare dei veri e propri inviti elettronici, da accompagnare con suoni, immagini e simpatiche animazioni, aprendo con l’invitato delle chat dirette in cui riceverete commenti e la sua adesione.

Infine, occorre menzionare la possibilità di inviare gli invii tramite social network: oltre a inserire tutte le informazioni necessarie affinché gli invitati possano raggiungere il luogo della festa, sarà importante scegliere la piattaforma che essi effettivamente usano, in modo da poter aver certezza che l’invito possa essere loro recapitato e da essi letto. Va gestito con sapienza perché, se dovesse diventare di dominio pubblico… potreste trovarvi con migliaia di invitati alla vostra festa, senza magari conoscerli tutti!